Aprende cómo renombrar múltiples archivos para mejorar tu Digital Asset Management

Renombra múltiples archivos para una mejor gestión digital asset management

Aprende cómo renombrar múltiples archivos para mejorar tu Digital Asset Management

Aprende cómo renombrar múltiples archivos para mejorar tu Digital Asset Management 1920 1280 CENTRAL DE MARCA

La razón de ser del Digital Asset Management es centralizar, organizar y distribuir de manera controlada los activos digitales de una marca u Organización.

Sea cual sea la herramienta que utilizas para gestionar tus activos digitales, lo más importante es que tus brand holders o las personas que necesitan esos activos puedan acceder a ellos fácilmente y para esto los sistemas de brand y digital asset management incorporan funciones como buscadores, filtros, tags y organización por carpetas.

Por qué no debes subir archivos con nombres no semánticos

Con frecuencia puede suceder que los gestores de activos digitales necesiten subir rápidamente una gran cantidad de archivos. Esto es normal, en los tiempos acelerados en los que vivimos, pero puede ocasionar problemas a la hora de caracterizar los archivos y, como consecuencia, dificultar a sus usuarios la búsqueda selectiva.

Veamos un ejemplo:

Si tenemos el archivo “3445667799.JPG”, que es una foto del evento de marca, y lo subimos tal cual, nuestros usuarios nunca lo encontrarán cuando busquen “eventos”.

Por eso, para una buena gestión documental tenemos que darle a nuestros archivos la información semántica y categorizaciones suficientes para que nuestro DAM sea útil y funcional para nuestros usuarios.

Aunque tengas que priorizar la rapidez a la hora de subir tus archivos, deberías añadir, como mínimo, títulos que indiquen qué es el archivo.

Si piensas que esto te generará mucho trabajo manual, te equivocas! Puedes renombrar múltiples archivos directamente en el computador antes de subirlos a tu sistema Digital Asset Management y compartirlos a tus brand holders.

Cómo renombrar múltiples archivos en el computador para una mejor gestión documental

Si usas Mac

A partir del Sistema operativo OS X Yosemite, Apple introdujo una función para renombrar archivos masivamente que no existía antes. Esto nos ha facilitadom la vida a quienes trabajamos con cantidades de activos digitales como fotos, logos, plantillas y presentaciones.

    1. Abre el Finder
    2. Localiza los archivos que quieres renombrar.
    3. Selecciona los archivos que quieres renombrar, presionando Shift+clic.
    4. Haz clic en el menú de opciones del Finder, o haz clic derecho en los archivos.
    5. De las opciones que aparecen, selecciona “Renombrar (X) items”.
    6. Selecciona la opción “formato” para elegir el formato que quieras.
    7. Elige el formato de nombre que prefieras: Nombre + índice, Nombre + contador, o Nombre + fecha. 
    8. Introduce el nombre que quieres usar y el índice o numeración. Aquí puedes explorar con diferentes combinaciones y formatos. Elige la que mejor te funcione, pensando siempre en tus usuarios.
    9. Finaliza haciendo clic en “Renombrar”. Tus archivos quedarán renombrados y listos para subirlos a tu sistema de gestión DAM o Brand Asset Management.

En internet encontrarás varios tutoriales y funciones más avanzadas para renombrar archivos en tu Mac.

Si usas Microsoft

Los usuarios de Microsoft también pueden renombrar masivamente sus archivos para mejorar su gestión documental. Si solamente quieres renombrar los archivos y acompañarlos de una numeración sucesiva, no necesitas herramientas adicionales para hacerlo:

    1. Abre el explorador de archivos.
    2. Selecciona los archivos que quieres renombrar, manteniendo presionada la tecla CTRL.
    3. Haz clic derecho sobre los archivos y selecciona la opción “Cambiar nombre”
    4. Introduce el nombre que quieres poner a tus archivos.
    5. Tus archivos quedarán renombrados y se diferenciarán con una numeración sucesiva: nombre archivo (1), nombre archivo (2), etc…

Si quieres explorar más a fondo estas funciones, consulta la documentación oficial de Microsoft para renombrar archivos.

Con estos sencillos pasos, tendrás una mejor gestión documental y no te tomará mucho tiempo.

Estamos seguros de que este truco te servirá para organizar mejor tus activos digitales y ayudar a tus usuarios a encontrar siempre los activos homologados y aprobados que son la clave de la consistencia de marca.